close

  • Być wiernym Ojczyźnie mej, Rzeczypospolitej Polskiej
  • SPRAWY PRAWNE

  •  

    Informacja dotycząca poświadczania zagranicznych dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego w Polsce oraz polskich dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu za granicą

     

    DOKUMENTY URZĘDOWE- Za dokumenty urzędowe uważa się akty stanu cywilnego, dokumenty sądowe, administracyjne, akty notarialne, zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych. Nie są nimi, w  rozumieniu konwencji, dokumenty administracyjne dotyczące bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.

     

    A.     Poświadczanie zagranicznych dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego w Polsce

     

    Dokumenty urzędowe wydane przez władze Chin, z uwagi na fakt, iż kraj ten nie jest stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938), poświadczane są w formie legalizacji . (vide:aktualny wykaz państw stron konwencji haskiej).

     

    W celu uzyskania legalizacji, należy dostarczyć do urzędu dokument w oryginale wraz z uwierzytelnieniem (niebieską wklejką)  dokonany uprzednio przez urząd chiński, lokalną Kancelarię Spraw Zagranicznych  (ang Foreign Affairs Office). Czynność ta nie wymaga osobistego stawiennictwa, niemniej jednak osoba stawiająca się w urzędzie ma obowiązek wylegitymować się dokumentem tożsamości ze zdjęciem (nie wymagane jest upoważnienie).

     

    Legalizacja jest czynnością odpłatną. Opłatę konsularną pobiera się za każdy dokument (bez względu na ilość stron). Aktualne opłaty konsularne znajdują się w dziale „Opłaty konsularne" (Informacje konsularne opłaty konsularne).

     

    B.    Poświadczanie polskich dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą

     

    Polskie dokumenty urzędowe poświadczane są poprzez:

     

    1. Apostille - jeżeli dokumenty mają być przeznaczone do obrotu prawnego w państwach, które są stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938)

    2. Legalizację - jeżeli dokumenty mają być przeznaczone do obrotu prawnego w państwach, które nie są stroną konwencji haskiej z 1961 r.

     

    Właściwym urzędem do wydawania apostille lub dokonywania legalizacji, w stosunku do polskich dokumentów jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych:

    MSZ Dział Legalizacji

    Al. Szucha 21, 00-580 Warszawa

    Tel: (48 22) 523 9463 lub (48 22) 523 9128

    e-mail : krzysztof.augustyniak@msz.gov.pllub monika.grabek@msz.gov.pl

    godziny przyjęć: od poniedziałku do piątku, 9.00-13.00

     

    Informacje w sprawie poświadczenia dokumentów można też uzyskać w Dziale Informacji Konsularnej MSZ, tel. (48 22) 523 9451.   

     

    Niektóre dokumenty, przed wydaniem apostille lub dokonaniem legalizacji w MSZ, wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia:

     

    - dokumenty notarialne i sądowe (z wyjątkiem odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego) poświadcza Prezes właściwego sądu okręgowego;

    - dyplomy wyższych uczelni poświadcza Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego (http://www.nauka.gov.pl), jednakże legalizacji dyplomów uczelni artystycznych (Akademie Muzyczne, Akademie Sztuk Pięknych, Szkoły Teatralne i Filmowe) dokonuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego; legalizacji dyplomów uczelni wojskowych dokonuje Minister Obrony Narodowej; legalizacji dyplomów uczelni medycznych dokonuje Minister Zdrowia; legalizacji dyplomów Akademii Morskiej w Gdyni oraz Akademii Morskiej w Szczecinie dokonuje Minister Infrastruktury;

    - „nową maturę" poświadcza Ministerstwo Edukacji Narodowej (http://www.men.gov.pl);

    - świadectwa szkolne poświadcza właściwe terytorialnie kuratorium oświaty;

    - dyplomy mistrzowskie, świadectwa rzemieślnicze poświadcza Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie;

    - dokumenty handlowe poświadcza Krajowa Izba Gospodarcza w Warszawie i regionalne izby gospodarcze (http://www.kig.pl).

     

    Wysokość opłaty skarbowej za poświadczenie dokumentów wynosi: 60 PLN za apostille lub 26 PLN za legalizację dokumentów (podstawa prawna: ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, Dz.U.  2006 r. Nr 225, poz. 1635). Opłatę wnosi się za każdy poświadczany dokument. Wniesienie opłaty skarbowej dokonuje się gotówką w kasie znajdującej się na terenie MSZ lub bezgotówkowo na rachunek:

     

    Urząd M.St. Warszawy, Dzielnica Śródmieście, ul. Nowogrodzka 43

    Bank Handlowy w Warszawie S.A.
    60 1030 1508 0000 0005 5001 0038

     

    Wniosek o wydanie apostille lub dokonanie legalizacji dokumentów można złożyć w MSZ osobiście lub przez osobę trzecią (nie wymaga to dodatkowego upoważnienia). Dokumenty można także przesłać pocztą, również z zagranicy. Przy poświadczaniu dokumentów drogą korespondencyjną należy koniecznie dołączyć do przesyłki dowód wniesienia opłaty skarbowej (kopię przelewu bankowego) oraz podać swój adres zwrotny . Poświadczone dokumenty zostaną wówczas do Państwa odesłane pocztą , także za granicę.

     

    C. POŚWIADCZENIE PODPISU

     

    Na wniosek obywatela polskiego lub organu administracji publicznej w RP konsul w szczególności:

     

    1) sporządza i poświadcza wypisy, odpisy, wyciągi i kopie dokumentów;

     

    2) poświadcza własnoręczność podpisu i znaku ręcznego;

     

    3) poświadcza datę okazania dokumentu, pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu.

     

    Konsul może wykonać powyższe również na wniosek cudzoziemca lub organu administracji publicznej w państwie przyjmującym, jeżeli mają one wywrzeć skutek na terytorium RP.

    W celu poświadczenia własnoręczności podpisu pod dokumentem, który ma zostać włączony do obrotu prawnego w Polsce, należy stawić się osobiście w urzędzie konsularnym i złożyć podpis w obecności konsula. Wymagane jest okazanie ważnego dokumentu tożsamości ze zdjęciem (dokument bez zdjęcia nie może być uznany za dokument tożsamości).

    Nie ma możliwości zaocznego, telefonicznego lub korespondencyjnego poświadczenia własnoręczności podpisu. Dopuszczalnym jest jednak poświadczenie podpisu przez miejscowego notariusza, a następnie uwierzytelnienie dokumentu przez chiński MSZ i polskiego konsula (poświadczenie autentyczności podpisu i pieczęci notariusza). Dokument okazany do legalizacji konsulowi wymaga przedłożenia w oryginale wraz z przekładem na język polski lub angielski.

    Należy mieć na uwadze, iż niektóre dokumenty (np. pełnomocnictwo do przeniesienia własności nieruchomości, czy do dokonania zmian w umowie spółki prawa handlowego) wymagają formy aktu notarialnego, w związku z czym niemożliwym jest poświadczanie przez konsula podpisu na tego typu dokumencie.  

    Poświadczenie własnoręczności podpisu jest odpłatną czynnością konsularną. Aktualna tabela opłat konsularnych znajduje się w zakładce "opłaty konsularne" (informacje konsularne > opłaty konsularne). 

     

    Drukuj Drukuj Podziel się treścią: